Archivieren und Sortieren von Dokumenten

Archivieren und Sortieren

In Dokumenten Ordnung halten

Ordung ist das halbe Leben - aber im Büro braucht man das ganze!

Aktenordner sind die letzte Instanz aller Dokumente, wenn sie letztlich archiviert werden. Aber zuvor durchlaufen sie einen Marathon an Bearbeitung, und diese Hilfsmittel unterstützen Sie dabei.

Ideal für den Transport von Dokumentensätzen sind Einschlagmappen oder auch sogenannte "Eckspanner". Im Grunde ist eine Einschlagmappe eine Dokumentenhülle, nur dass sie - zuklappbar wie ein Buch - nach allen Seiten geschlossen is und beim Transport keine Seiten herausfallen können. Üblicherweise sind sie noch mit einem Gummizug oder einem anderen Verschluss ausgestattet, was das Verlustrisiko von Unterlagen noch minimiert.

Fächermappen helfen dabei, Unterlagen zu minimieren. Sie sind ähnlich aufgebaut wie Einschlagmappen, besitzen aber Facheinteilungen, um Dokumente vorzusortieren. Sie sind bei Schülern und Studenten beliebt, weil man Papiere z.B. getrennt nach Unterrichtsfach aufbewahren kann. Genau so gut kann man darin aber verschiedene Vertragsunterlagen aufbewahren.

Für das schnelle Bündeln von Dokumenten, die keinen besonderen Schutz benötigen, eignen sich Heftstriefen. Sie erlauben es, gelochte Dokumente zu bündeln und können ihrerseits in einem Ordner abgeheftet werden. Damit lassen sich zusammengehörige Unterlagen bequem zusammenfassen.

Etwas mehr Schutz bietet ein Schnellhefter - das ist im wesentlichen ein Heftstreifen mit Umschlag. Der verhindert zumindest grobe Fingerabdrücke oder Kafferänder!

Hängeregister sind in vielen Büros Standard: Hier werden Hängemappen senkrecht in Schienen eingehängt, die meist in einer Schublade eingebaut sind. Hängemappen bieten Platz für kleine bis mittlere Dokumentensätze, sind leicht zu sortieren (man hängt sie einfach um) und schnell zu handhaben. Damit sind sie ideal für Unterlagen, die ständig griffbereit sein müssen.

Das sind nur einige Möglichkeiten, wie man Papiere abseits des klassischen Aktenordners in den Griff bekommt und Organisiert - mehr finden Sie bei uns im Shop!